En el día de hoy, se reseña en dos de los principales periódicos del País (END y METRO) una demanda presentada por dos abogados, impugnando el nombramiento que hizo el entonces Gobernador Fortuño de 103 funcionarios públicos, pues alegan los demandantes, que la aprobación del Senado a estos nombramientos fue contraria a las disposiciones de nuestra Constitución. Indican que la convocatoria a la Sesión Extraordinaria que realizó el Gobernador, no especificaba entre sus asuntos, la aprobación de estos nombramientos. Indican que se violó el Artículo 3 de la Sección 10 de la Constitución, el cual dispone que “[c]uando el gobernador convoque a la Asamblea Legislativa a sesión extraordinaria sólo podrá considerarse en ella los asuntos especificados en la convocatoria…”.
Esta controversia judicial y constitucional, resalta la importancia que tienen las convocatorias que se notifican para la celebración de las reuniones en toda organización, sea pública o privada. Y me resulta muy interesante.
Como cooperativista, pero sobre todo, como abogado al servicio de las cooperativas, quiero aprovechar la notoriedad de esta controversia pública, para comunicarles a los dirigentes de nuestras cooperativas, la importancia que tiene una convocatoria a una reunión o asamblea, pues si la misma se realiza contrario a derecho, convierte en nula, la reunión que se celebre y sus acuerdos, sin importar si dicha reunión o asamblea contó con el cuórum reglamentario. Está claro. Simplemente, todo lo acordado, no sirve; perdimos el tiempo y comprometimos ilegalmente a nuestra querida empresa cooperativa.
Una sociedad cooperativa podría estar expuesta a que alguno de sus socios le reclame formalmente violaciones a la ley y reglamentos, e inclusive, que se le causó daños, por celebrar una asamblea, con una convocatoria defectuosa. Esto es así, ya que la ley, los reglamentos y los manuales adoptados para regir la institución le obligan a incluir en una convocatoria la agenda de los trabajos a discutirse en la reunión, y en aquellas reuniones o asambleas extraordinarias se impone el deber de especificar el tema a discutirse. Veamos.
La Ley Núm. 255 de 2002 (y similar regulaciones tiene la Ley Núm. 239 de 2004):
El Reglamento Núm. 7051, en su Capítulo V, Sección 3, titulada Convocatorias, indica, en lo pertinente, que “[l]a convocatoria para la celebración de la asamblea deberá expresar el propósito de la celebración y la agenda de los asuntos que se pretendan discutir. La convocatoria…”.
El Manual de Procedimiento Parlamentario, del Prof. Reece B. Bothwell, el cual aunque no es ley ni reglamento, sí ha sido adoptado internamente por muchísimas cooperativas, en sus reglamentos generales, resalta la importancia de la convocatoria y la responsabilidad que tiene el secretario de cada cooperativa para cumplir con su deber correctamente. Indica el Prof. Bothwell, que le “[c]orresponde al secretario de una organización o cuerpo deliberativo, preparar la agenda, en consulta con el presidente, de tal forma que se incluyan todos los asuntos pendientes de consideración. Es también función del secretario convocar a la membresía a las asambleas y reuniones que están fijadas por reglamento y a todas aquellas otras reuniones, por instrucciones del presidente. Conviene recordar que la agenda, una vez aprobada por mayoría simple, no puede alterarse sino mediante votación de dos terceras partes de los votantes”. Continúa Botwell detallando la responsabilidad que tiene el secretario de cada cooperativa cuando ejemplifica que “[s]urgen situaciones en las organizaciones en las que hay que atender un asunto con urgencia y el secretario se ve en la obligación de convocar a una reunión extraordinaria para atender el asunto. En esas circunstancias la agenda de la reunión se limita al asunto que requiere resolverse. Una vez citada una reunión extraordinaria, no se puede enmendar la agenda, ni por unanimidad de los presentes”.
Como podemos concluir, una convocatoria a una reunión de junta de directores o para una asamblea, tiene que contener el propósito de su celebración y la agenda, y cuando estas sean extraordinarias, tienen que incluir el asunto específicamente que se discutirá.
Y no solo la legalidad de un acuerdo que se tome en junta o en asamblea, se basará en que se cumplió con notificar una convocatoria con un contenido que cumple con la ley, los reglamentos y manuales que obligan a la cooperativa. También resulta indispensable que los funcionarios de la cooperativa, celebren la reunión y permitan la discusión y deliberación de solo aquellos asuntos que fueron notificados en la convocatoria.
Es ilegal permitir la discusión de un asunto que no fue determinado en la convocatoria. Es ilegal que se convoque para un asunto, y el presidente solicite autorización para incluir un asunto adicional, no descrito en la convocatoria. No se puede. Es ilegal. Pueden cometer fraude. Comprometerán legalmente a la Cooperativa. Violarán sus deberes fiduciarios. Y no importa si todos los presentes consienten a discutir el asunto que se presente. No importa si considerar el asunto parece prudente o resulte necesario o conveniente que se tome la decisión en esa reunión. Si el asunto no les fue anunciado a los miembros del cuerpo deliberativo, sea a la junta o a los socios que constituyen la asamblea, no se puede considerar, y si se considera, cualquier decisión que se tome es nula, pues no cumplió con las leyes y reglamentos que obligan a la cooperativa.
MORALEJA: La creatividad, invención, sagacidad, astucia de algún o algunos directores o socios para adelantar sus intenciones NUNCA podrán sustituir la obediencia legal que la cooperativa tiene que seguir y la obligación que tiene el presidente de la cooperativa en no permitir la consideración de asuntos ajenos a los notificados en la convocatoria.
Esta controversia judicial y constitucional, resalta la importancia que tienen las convocatorias que se notifican para la celebración de las reuniones en toda organización, sea pública o privada. Y me resulta muy interesante.
Como cooperativista, pero sobre todo, como abogado al servicio de las cooperativas, quiero aprovechar la notoriedad de esta controversia pública, para comunicarles a los dirigentes de nuestras cooperativas, la importancia que tiene una convocatoria a una reunión o asamblea, pues si la misma se realiza contrario a derecho, convierte en nula, la reunión que se celebre y sus acuerdos, sin importar si dicha reunión o asamblea contó con el cuórum reglamentario. Está claro. Simplemente, todo lo acordado, no sirve; perdimos el tiempo y comprometimos ilegalmente a nuestra querida empresa cooperativa.
Una sociedad cooperativa podría estar expuesta a que alguno de sus socios le reclame formalmente violaciones a la ley y reglamentos, e inclusive, que se le causó daños, por celebrar una asamblea, con una convocatoria defectuosa. Esto es así, ya que la ley, los reglamentos y los manuales adoptados para regir la institución le obligan a incluir en una convocatoria la agenda de los trabajos a discutirse en la reunión, y en aquellas reuniones o asambleas extraordinarias se impone el deber de especificar el tema a discutirse. Veamos.
La Ley Núm. 255 de 2002 (y similar regulaciones tiene la Ley Núm. 239 de 2004):
- En su Artículo 5.02, titulado Convocatorias, dispone que la Junta de Directores es la responsable de convocar a las asambleas extraordinarias, generales o de distrito, y cuando los socios sean quienes soliciten la asamblea, estos deberán especificar el asunto a tratarse.
- En su artículo 3.04, titulado Reglamento General, se obliga a que cada cooperativa, en su reglamento general, describa “la manera de convocar y celebrar asambleas ordinarias y extraordinarias de socios”, por lo cual, cada reglamento, tiene que indicar que las convocatorias tienen que incluir, entre otros asuntos, la agenda de los trabajos ordinarios y cuando sean extraordinarias, detallar específicamente el asunto o asuntos a discutirse.
El Reglamento Núm. 7051, en su Capítulo V, Sección 3, titulada Convocatorias, indica, en lo pertinente, que “[l]a convocatoria para la celebración de la asamblea deberá expresar el propósito de la celebración y la agenda de los asuntos que se pretendan discutir. La convocatoria…”.
El Manual de Procedimiento Parlamentario, del Prof. Reece B. Bothwell, el cual aunque no es ley ni reglamento, sí ha sido adoptado internamente por muchísimas cooperativas, en sus reglamentos generales, resalta la importancia de la convocatoria y la responsabilidad que tiene el secretario de cada cooperativa para cumplir con su deber correctamente. Indica el Prof. Bothwell, que le “[c]orresponde al secretario de una organización o cuerpo deliberativo, preparar la agenda, en consulta con el presidente, de tal forma que se incluyan todos los asuntos pendientes de consideración. Es también función del secretario convocar a la membresía a las asambleas y reuniones que están fijadas por reglamento y a todas aquellas otras reuniones, por instrucciones del presidente. Conviene recordar que la agenda, una vez aprobada por mayoría simple, no puede alterarse sino mediante votación de dos terceras partes de los votantes”. Continúa Botwell detallando la responsabilidad que tiene el secretario de cada cooperativa cuando ejemplifica que “[s]urgen situaciones en las organizaciones en las que hay que atender un asunto con urgencia y el secretario se ve en la obligación de convocar a una reunión extraordinaria para atender el asunto. En esas circunstancias la agenda de la reunión se limita al asunto que requiere resolverse. Una vez citada una reunión extraordinaria, no se puede enmendar la agenda, ni por unanimidad de los presentes”.
Como podemos concluir, una convocatoria a una reunión de junta de directores o para una asamblea, tiene que contener el propósito de su celebración y la agenda, y cuando estas sean extraordinarias, tienen que incluir el asunto específicamente que se discutirá.
Y no solo la legalidad de un acuerdo que se tome en junta o en asamblea, se basará en que se cumplió con notificar una convocatoria con un contenido que cumple con la ley, los reglamentos y manuales que obligan a la cooperativa. También resulta indispensable que los funcionarios de la cooperativa, celebren la reunión y permitan la discusión y deliberación de solo aquellos asuntos que fueron notificados en la convocatoria.
Es ilegal permitir la discusión de un asunto que no fue determinado en la convocatoria. Es ilegal que se convoque para un asunto, y el presidente solicite autorización para incluir un asunto adicional, no descrito en la convocatoria. No se puede. Es ilegal. Pueden cometer fraude. Comprometerán legalmente a la Cooperativa. Violarán sus deberes fiduciarios. Y no importa si todos los presentes consienten a discutir el asunto que se presente. No importa si considerar el asunto parece prudente o resulte necesario o conveniente que se tome la decisión en esa reunión. Si el asunto no les fue anunciado a los miembros del cuerpo deliberativo, sea a la junta o a los socios que constituyen la asamblea, no se puede considerar, y si se considera, cualquier decisión que se tome es nula, pues no cumplió con las leyes y reglamentos que obligan a la cooperativa.
MORALEJA: La creatividad, invención, sagacidad, astucia de algún o algunos directores o socios para adelantar sus intenciones NUNCA podrán sustituir la obediencia legal que la cooperativa tiene que seguir y la obligación que tiene el presidente de la cooperativa en no permitir la consideración de asuntos ajenos a los notificados en la convocatoria.
